finances (2)
Lors de la réunions des trésoriers régionaux, en octobre à Paris, un kit de transmission concernant les documents à remettre au nouveau trésorier d'un AVF local lors de la relève a été élaboré.
Voici le rappel de ces documents :
- Les archives et tous les documents que nous possédons.
- Une version papier du guide du trésorier à jour.
- les CR de réunions, commissions, CA, bureau...
- Tout ce qui concerne la banque (relevés, identifiant, code .....); Ne pas oublier de rencontrer le banquier pour les changements de signature, accompagné du président.
- Le livre de comptes, les classeurs avec les justificatifs, les logiciels et tableaux informatiques suivant la façon dont la comptabilité est tenue.
- Le dossier assurances, signaler à l'assureur le changement de responsable.
- Les abonnements et prélèvements.
- Le (ou les) dossier subvention et les noms des contacts.
- La paie s'il y a des salariés.
- Le n° de siret et les agréments.
- La liste du matériel (ordinateur, photocopieur, vidéo - projecteur, ....)
- La déclaration fiscale.
- Le règlement intérieur (s'il existe) avec les taux de remboursement des frais.
- Le planning annuel des tâches à accomplir.
Tout cela sur une clé USB si possible.
Bien entendu, cette liste n'est pas exhaustive et doit être adaptée aux particularités de chaque AVF.
Documents à conserver
1- Pour l'association qui ne possède aucun salarié:
-Tous les documents comptables informatique,
-Les livres comptables,
-Les classeurs de factures "à payer",
-Les classeurs de factures "payées",
-Les justifications des recettes,
-Les justificatifs des dépenses (notes de frais, pièces diverses comptables, etc...),
-Les classeurs banques (relevés mensuels, relevés d'opérations, virements, dépôts, retraits),
-Les carnets de chèques (utilisés et en cours),
-Les demandes de subventions,
-Les reçus d'assurances,
-Les mouvements opérés lors des assemblées Générales, des manifestations exceptionnelles.
TOUS CES DOCUMENTS DOIVENT ËTRE CONSERVES AU MOINS 6 ANS (SIX ANS)
2- Pour l'association qui utilise des salariés
LA DUREE DE CONSERVATION DES REGISTRES OBLIGATOIRES (registre d'entrée et sortie du personnel, etc...) EST CONSEILLEE DE 40 ANS (QUARANTE ANS)
QUE DIT LA LEGISLATION ? :( à titre indicatif )
Les documents comptables d'une entreprise doivent être conservés à titre de preuve. Le code de commerce prévoit un délai de conservation pour le livre journal, le livre d'inventaire et le grand livre ainsi que pour les pièces justificatives de dix ans à compter de la clôture de l'éxercice. Dans une action en droit civil, la durée légale de conservation des pièces comptables est portée à trente ans. On peut même considérer que certains documents sont à conserver sans limite de durée : régistres légaux, bulletins de salaire et certificats de travail, actes de propriétés.
Sur le plan fiscal, le délai de prescription est de six années )
Les documents établis sur support informatique doivent être conservés sous cette forme durant une durée minimale de trois ans. A l'issue de cette période, la conservation peut être effectuée sur tout support au choix du contribuable. Aucune autre disposition réglementaire n'impose de procédure spécifique concernant les modalités de conservation, dès lors que la traçabilité des informations est assurée. Dans la pratique, il convient de mettre en place un système de sauvegarde pérenne permettant une exploitation indépendante ultérieure des données.